ליעילות המשרד שלך יש השפעה עצומה על התנהלות חלקה של העסק שלך. אם הארגון שלך משתמש בשיטות לא פרקטיות לפעילות היומיומית שלו, לא סביר שתמקסם את התפוקה של העובדים שלך.

לא רק שפרודוקטיביות מוגברת מגדילה את כמות העבודה שאתה יכול לייצר, אלא שהיא גם יכולה להקל על העובדים שלך, לאפשר לכל אחד בסביבת העבודה להרגיש שהם יכולים לתעדף עומס עבודה לקבל את התוצאות הטובות ביותר האפשריות.

אחת הדרכים לייעל את המשרד היא לבזבז פחות זמן על הדפסה, הנה כמה טיפים כיצד לשפר את יעילות המשרד שלך:

חסוך בעלויות

כדי לחסוך בעלויות תנסו להתאים הגדרות הצבע במכשיר שלך ועד לשימוש בגופנים סטנדרטיים, ישנן מספר טכניקות שיכולות להוזיל עלויות.

אתה יכול גם לבחור במחסניות דיו בקיבולת גבוהה כדי לחסוך בעלויות השוטפות. אלה חסכוניים יותר בגלל שהדיו ניתן לשימוש עבור מספר מסמכים, ומפחית את משך הזמן שאתה מקדיש להחלפת מחסניות. ייתכן שתרצה גם לציין כמה טונר כלול בקופסה בעת הרכישה הראשונה כדי להימנע מהוצאת כסף על ציוד נוסף שמגיע עם המכונה.

שימוש בנייר דו-צדדי מאפשר לך לנהל את יעילות ההדפסה כמו גם את ההוצאות.הדפסה דו צדדית חוסכת בזבוז נייר ומסירה לחלוטין את הצורך בהטיה ושינוי נייר להדפסת המסמכים שלך. חיסכון בזמן בכל הנוגע להדפסת מסמכים יכול להיות בעל השפעה עצומה על העסק שלך .

רכש מדפסת עם אחריות

כאשר אתה רוכש לראשונה את המדפסת שלך, חפש אחריות מורחבת הכלולות בחבילת המכונה.

ישנן מספר בעיות נפוצות במדפסת שאתה עלול להיתקל בהן בטעות, כך שהבטחת אחריות יכולה לעזור למנוע את הסיכויים להשבתה .

בחר במכונה רב תכליתית

אם העסק שלך מסתמך במידה רבה על הדפסת הרבה ניירת, אתה עשוי להפיק תועלת משימוש במדפסת רב-תכליתית .

מדפסת משרדית מסוג זה מצוינת עבור משרדים עסוקים מכיוון שהיא משלבת הדפסה, העתקה, סריקה ופקס בתוך מכונה אחת. מדפסות רב תכליתיות יכולות גם לחסוך בשטח הפיזי בסביבת המשרד שלך ולחסוך בעלויות השוטפות .

טכנולוגיה

להחזיק בכלים המתאימים לעבודה מגבירה את הפרודוקטיביות והיעילות, לא משנה באיזה מגזר אתה עובד. הדבר נכון במיוחד כאשר מדובר בציוד עסקי כגון מדפסות ומכונות צילום. אנו משתמשים במכונות צילום ומדפסות מדי יום בפעילות העסקית שלנו. מדפסות ומכונות צילום התפתחו בשנים האחרונות עם התקדמות הטכנולוגיה הדיגיטלית, וזה תרם לצמיחת הפרודוקטיביות בעשורים האחרונים.

מסמך סרוק הניתן לחיפוש

מכונות צילום יכולות להמיר מסמכים סרוקים, קובצי PDF ותמונות אחרות לקבצים הניתנים לעריכה ולחיפוש. זה עוזר לארגונים למנוע אובדן נתונים ולנהל את הקבצים שלהם בצורה יעילה יותר.

היכולת להציג מסמכים בתצוגה מקדימה לפני ההדפסה היא תכונה נוספת שהופכת את מכונות הצילום ליעילות יותר. על ידי סריקה, העתקה ומתן גרסה דיגיטלית של המסמך, ארגונים יכולים לאחסן אותו או לשתף אותו בצורה דיגיטלית מבלי להדפיס מספר עותקים – מה שחוסך זמן וכסף.

שיתוף קבצים דיגיטלי

לא רק שהמדפסות מאפשרות לאנשים לשתף קבצים באופן דיגיטלי כמו גם להשתמש בעותקים שלהם, אלא שהן כוללות גם תכונות המאפשרות לאנשים לגשת לקבצים שלהם מרחוק. זה מבטל את הצורך של אנשים להדפיס קבצים (אם אין צורך), מה שמפחית את השימוש בנייר ומגביר את היעילות.

הדפסה ניידת

מכונות צילום ומדפסות הן כעת מכונות רב תפקודיות שיכולות לסרוק, להעתיק, לשלוח פקס, לשלוח דואר אלקטרוני, או אפילו להדפיס באופן אלחוטי באמצעות הטלפון החכם. זה מאפשר לך להדפיס מסמכים מכל מקום במשרד, או אפילו מחוצה לו. יכולת זו מועילה ביותר לעסקים התלויים בכך שהצוות שלהם יקבל גישה לקבצים מכל מכשיר.